הכנת הצעה
הכנת הצעה
להציע או לא להציע
כאשר ממשלת ארה"ב קונה מוצרים ושירותים, היא בדרך כלל מפרסמת "בקשה להצעות" (RFP), המתארת את הצרכים של הממשלה, מונה את השיקולים החשובים ביותר, מפרטת תנאים ייחודיים לממשלה, ומספקת הוראות לגבי המענה הנדרש. אני יכול לסייע לכם לנתח את הבקשה להצעות, להחליט אם המוצר או השירות שלכם מתאימים לדרישות, אם אתם מסוגלים לעמוד בדרישות הללו, ולתת את חוות דעתי לגבי הסיכויים שלכם לזכות במכרז.
מענה לטיוטת בקשת הצעות
ממשלת ארה"ב מוציאה לעתים קרובות "טיוטת RFP", שבה היא מבקשת הערות מהתעשייה על המפרטים הטכניים המבוקשים ועל שלל תנאים אחרים. זוהי ההזדמנות שלכם לתרום את דעתכם, להעביר מסר לקונים הממשלתיים, ובסופו של דבר לשפר את הסיכויים שלכם לזכות במכרז לפני פרסום ה-RFP ה"סופי". אוכל לסייע לכם לזהות נושאים להתייחסות, ולעזור לכם לכתוב את המענה שלכם באופן שישיג מקסימום השפעה.
פגישה טרום-הצעה
במקרה שתחליטו להגיש הצעה במענה לקריאה הממשלתית, מומלץ מאוד לערוך פגישה טרום-הצעה. צוות ההצעה שלכם יזדקק להנחיות ספציפיות לפני שתתחילו בתהליך הכתיבה. אוכל לסייע לכם לארגן את הפורמט של הצעתכם, לוודא שהצוות מבין כל סעיף וסעיף ב-RFP, ולהתמקד במה שחשוב לממשל האמריקאי. לאחר שניהלתי בעצמי חוזים ממשלתיים של מאות מיליוני דולרים, אוכל להציע לכם תובנות ייחודיות ורבות-ערך לגבי תהליך ההערכה והבחירה הממשלתי.
כתיבה, עריכה, וסקירה של ההצעה
מכרזים ממשלתיים הם מסמכים מורכבים, והצעה מוצלחת מחייבת מומחיות מיוחדת, וחשוב מכך, ידע פנימי אודות תהליך הבחירה. חיוני לדעת מה הבודקים הממשלתיים מחפשים וכיצד הם מדרגים את ההצעות. הבנה וציות להוראות (סעיף L), עמידה בדרישות הטכניות (סעיף C), ידיעה כיצד לכלול את קריטריוני ההערכה לאורך המסמך (סעיף M), והבלטת ביצועי עבר - כל אלה הם תחומים שיכולים להיעזר משמעותית בהדרכה של מומחה. אוכל לסקור את הצעתכם, לתת לכם הערות או להציע שינויי עריכה, ואפילו לכתוב חלקים משמעותיים בהצעתכם, הכול בהתאם למומחיות הספציפית של הצוות שלכם.
שלב הערכת ההצעה
לאחר שתגישו את הצעתכם, צוות הרכש והצוות הטכני של ממשלת ארה"ב יתחילו בהערכה. ייתכן שיהיו להם שאלות על הצעתכם (הנקראות "הבהרות"), ואם לא יוכלו להחליט על הזוכה על סמך ההצעות הראשוניות, ייתכן שייקבע "טווח תחרותי" המורכב משתי חברות או יותר שעמן הם רוצים לנהל "משא ומתן" (נקרא גם "דיונים"). מטרת המשא ומתן היא לאפשר לחברות לשנות את הצעותיהן בתגובה למשוב ספציפי של הבודק, כדי שהממשלה תוכל לקבל הצעה איכותית יותר. זוהי תקופה רגישה ביותר, והדרכת מומחה בתהליך המענה לבקשות הממשלה ובמשא ומתן על הטווח התחרותי, היא קריטית להצלחה.